Enemigos de la gestión de compras de un centro de bricolaje

Empezamos fuerte: ¿Qué significa exactamente ser el enemigo en la gestión de compras de un centro de bricolaje?

Seguramente no se revela ningún misterio en esta respuesta: aquél, aquellos o aquello que dificulta o entorpece la gestión de ventas. Y en esta liga nos podemos encontrar con jugadores de toda índole. Unos más esperados y otros menos.

Los enemigos de la gestión de compras de un centro de bricolaje son, en el ámbito externo, aquellos que ofrecen una calidad por debajo de lo acordado, un rendimiento irregular y, por supuesto, un servicio impuntual. ¿Un ejemplo? El proveedor que asegura las últimas novedades pero no acaban de llegar nunca o que, cuando llegan, han dejado de serlo; el que asegura exclusividad a la empresa y hace lo mismo con otras firmas y también, el que se sube al tren de la sostenibilidad y la defensa del medio ambiente asegurando disponer de certificaciones de explotación de materias primas o de procesos de fabricación que acaban por desvanecerse porque, en realidad, nunca han existido.

Esos enemigos están bien definidos y hay herramientas para mantenerlos al margen de una empresa: la formación es indispensable y la experiencia una de las más valiosas. Pero ¿qué ocurre si se trata de autoboicot?, aunque sea con las mejores intenciones. ¿Qué pasa cuando con el propósito de hacer todo de la mejor manera posible, de no dejar cabos sueltos, de cumplir objetivos, es el propio departamento de compras el que acaba yendo contra sí mismo?

Pues cuando eso ocurre, se introduce un matiz que acaba por convertirse en un peligroso lastre. Estamos desvelando una práctica mucho más común de lo que parece y que puede dar al traste con la gestión de ventas, insistimos, aunque sea con las mejores intenciones. Sencillamente, es tener al enemigo en casa.

Lo mejor que puede ocurrir cuando se producen este tipo de situaciones es que se manifiesten lo antes posible para atajarlas de forma inmediata y minimizar riesgos y posibles pérdidas, tanto de imagen como de beneficios.

Se trata de situaciones que parten de la dedicación y la perseverancia, es cierto, pero también de la inexperiencia y la inseguridad, ese miedo a perderse algo que hace asumir más de lo que se puede administrar. Son situaciones generalmente provocadas por un deseo de cubrir más campo del necesario y, por supuesto, más agenda de la que es posible gestionar por mucho que estos Òenemigos en casaÓ consideren que lo que hacen es dar el 100 por 100 en su puesto del departamento de compras del centro de bricolaje.

¿Cómo se puede conseguir que comportamientos y actitudes bienintencionadas no acaben desbarrando y se dirijan realmente hacia los objetivos?

Poniendo el foco de atención en la gestión del tiempo y en la gestión del personal. Ante una respuesta tan evidente, el pensamiento inmediato es el de siempre: una cosa es decirlo y otra hacerlo. Y sí, es cierto, solo que, en este caso, se trata de tomar una serie de decisiones tan de perogrullo que nos parece imposible que las consecuencias de hacerlo puedan tener tanto peso, ser tan determinantes para el departamento, para la empresa y para los clientes.

Plan en tres fases.

La primera: elaborar una lista de objetivos y de los posibles proveedores que cuentan con los productos que permitirán alcanzarlos. En esta primera fase, la manga ancha es casi obligatoria, ahora es el momento de incorporar posibles proveedores sin miramientos, casi sin medida, estudiar sus posibilidades, analizar su potencial, contrastar su profesionalidad, escudriñar sus defectos y poner en marcha la segunda fase: el filtrado.

Para filtrar proveedores hay tres principios que definen el marco que conduce a la elección adecuada:

• Exigir eficiencia y eficacia con mano firme y desde el principio, supondrá un avance considerable, pasos adelante sin pasitos atrás.

Tomar decisiones requiere un estudio en profundidad antes de contratar los servicios de un proveedor, de este modo, se evitarán dramas innecesarios cuando puedan surgir problemas con el compromiso de sostenibilidad, la calidad o la distribución. Un estudio en profundidad es el modo más seguro para encontrar proveedores ÒCinco estrellasÓ, ya sabéis: aquellos que demuestran su fiabilidad y el cumplimiento de acuerdos; que están comprometidos con la innovación y caracterizados por la versatilidad y que, además, han sabido encontrar el equilibrio ideal entre el servicio que ofrecen y el precio que cobran por él.

• Conocer la propia capacidad del departamento de compras a la hora de incorporar proveedores.

Es indispensable saber cuántos caben, realmente, en una cartera productiva; qué se espera de ellos y cómo se van a gestionar. De nuevo se impone la realización de un buen trabajo de campo previo, ahorrará muchos sinsabores en el futuro.

• Gestionar la agenda de proveedores elegidos de forma individual, garantizando un seguimiento continuo de la manera más personalizada posible.

El trato cercano permitirá un conocimiento en profundidad que, de otro modo, pasaría desapercibido, un conocimiento que facilitará la interacción entre ambas partes y redundará en beneficios para la empresa.

Activados los tres principios solo queda recoger los frutos e incorporar a la agenda a esos proveedores capaces de ofrecer el máximo. ¿Sencillo? Por supuesto.

Visto lo visto, quién querría un volumen tan alto como desmesurado de proveedores, imposible de gestionar satisfactoriamente, pudiendo tener proveedores, como REI, que te lo pueden dar todo.

Al final, tener al enemigo a raya es solo cuestión de planificación y estrategia y de dedicar el tiempo suficiente a saber, con la mayor certeza posible, quién rema, de verdad, en nuestra misma dirección.